เครื่องบันทึกเวลา ช่องโหว่ที่ไม่ควรมองข้าม

ปัจจุบัน หลายๆองค์กร ใช้ระบบสแกนลายนิ้วมือ/สแกนใบหน้า ในการบันทึกข้อมูลการเข้า-ออก การทำงาน และคิดว่าเป็นระบบป้องกันการทุจริต ในการบันทึกแทนกัน แต่ท่านทราบไหมครับ ว่าเครื่องสแกนดังกล่าว อาจมีช่องโหว่ ที่ HR บางคนอาจจะยังไม่ทราบ

เครื่องสแกนนิ้ว หลายๆรุ่น หลายๆ ยี่ห้อ จะมีโปรแกรมที่แถมมากับเครื่อง บางยี่ห้อเอามาเพื่อแสดงข้อมูล , บางยี่ห้ออาจจะแสดงเวลาทำงานสาย, บางยี่ห้ออาจจะมีแสดงเวลาทำ OT แต่ถึงยังไงก็แล้วแต่ แทบจะเกือบทุกยี่ห้อ จะไม่ได้รองรับ ระบบ Time Attendance ที่ซับซ้อน, ไม่ได้รองรับการทำเงินเดือน หากต้องการระบบ Time Attendance ที่ซับซ้อน ระบบที่ทำเงินเดือน จะต้องซื้อต่างหาก

เมื่อท่านต้องซื้อโปรแกรมระบบ Time Attendance หรือระบบทำเงินเดือน นั่นแสดงว่า ท่านได้ใช้งาน 2 ระบบ คือ ระบบโปรแกรมที่แถมมากับเครื่องสแกนนิ้ว กับระบบ Time Attendance ที่ท่านซื้อมา โดยปกติ 2 ระบบจะไม่สามารถเชื่อมต่อถึงกันได้ ยกเว้นยี่ห้อที่ทำมานาน หรือยี่ห้อที่เป็น Business Partner กัน เมื่อเชื่อมกันไม่ได้ สิ่งที่ง่ายที่สุดในการเชื่อมถึงกัน ระหว่างเครื่องสแกนนิ้ว กับระบบ Time Attendance คือการเอา Text File จากเครื่องสแกนนิ้ว มา Import เข้าในโปรแกรม Time Attendance

.

โดยปกติ Text File สามารถ Double Click แล้วพิมพ์อะไรก็ได้ ลงใน File ข้อมูลนั้นๆ (ซึ่งเป็นปกติของระบบ Windows) ท่านลองคิดดูสิครับถ้ามีใครซุกซน ไป Double Click Text File ที่มาจากเครื่องสแกนนิ้วแล้วแก้อะไรบางอย่าง จากนั้น HR ดึงข้อมูลเข้าโปรแกรม Time Attendance เพื่อคิดค่าแรง จะเกิดอะไรขึ้น ระบบเวลาที่สแกน จะเพี้ยนไปไหม จะเป็นข้อมูลคนละเวลา กับที่สแกนนิ้วไหม … ไม่ทราบสิครับ

เราทราบปัญหานี้มากว่า 20 ปีแล้ว เครื่องบันทึกเวลาที่เชื่อมต่อกับระบบของเรา จะถูกดึงเวลาจากตัวเครื่อง เข้ามายังโปรแกรมโดยตรง ไม่ผ่าน Text File ทำให้ข้อมูลที่นำมาทำ Time Attendance ไม่ถูกการแก้ไข ระบบเงินเดือน ถูกต้อง ตรงตามที่สแกนนิ้ว

มีลูกค้าหลายที่ เอาเครื่องสแกนนิ้ว มาควบคุมประตู เมื่อพนักงานเข้ามาทำงานก็สแกนนิ้วเพื่อเปิดประตู ข้อมูลที่สแกนเปิดประตูจะถูกดึงเข้า Time Attendance โดยไม่ต้องไปแสกนเข้างานอีกครั้ง ซึ่ง Software Time Attendance ส่วนใหญ่ไม่รองรับฟังค์ชั่นนี้ … ลองถาม อากู๋ google ได้เลยครับ

ถึงแม้จะไม่ได้เป็น HR ในสายงาน แต่ได้มีโอกาสออกแบบระบบ Software ด้าน HR มากว่า 25 ปี พบว่า คนทำงาน HR มีภาระ หน้าที่ ความรับผิดชอบ เยอะแยะ มากมาย และผิดพลาดไม่ได้ หนึ่งในหน้าที่รับผิดชอบ คือการทำค่าแรง

โชคดี ที่หน่วยงานท่าน ไม่มีกฎระเบียบ ด้านการทำงานมากนัก สิ้นเดือนก็ทำเงินเดือนปกติ มีค่าคอมมิชชั่น ของ Sales ไม่กี่คน ทำแปบเดียวก็เสร็จแล้ว … ขอแสดงความยินดี กับ HR ท่านนั้น ด้วยใจ … แต่ HR หลายที่ ไม่ได้โชคดีเหมือนข้างต้น เขาต้องเช็คเวลาสแกนนิ้ว พนักงานบางคน สแกนไม่ติด พนักงานบางคนลืมสแกน ระบบไม่ได้บันทึก แต่พนักงานเหล่านั้น มาทำงาน … พนักงานบางคนป่วยกระทันหัน … พนักงานบางคน สลับกะ โดยไม่ได้แจ้งล่วงหน้า … พนักงานบางคน มาสายสม่ำเสมอ … พนักงานบางคน ไม่ได้ทำ OT ไปเตะตะกร้อหน้าโรงงาน แล้วมาสแกนนิ้วตอนสามทุ่ม … พนักงานที่มีพฤติกรรมดังกล่าว มี 300 กว่าคน … นี่คือความยุ่งยาก ระลอกแรกที่ HR ต้องเจอ …. และเป็นข้อแตกต่างอย่างแรก ของ Software HR

ความยุ่งยากระลอกแรก คือความยุ่งยากที่ HR จะต้องเจอทุกวัน … ซึ่งจะทำผิดไม่ได้ … มาดูระลอกสองสิ ยิ่งผิดไม่ได้ จะต้องเอาความยุ่งยากระลอกแรก มาคำนวณค่าแรง … พนักงานลืมสแกนนิ้ว แต่มาทำงาน จะให้เงินยังไง … พนักงานสแกนนิ้วครั้งเดียว จะให้เงินยังไง… พนักงานมาทำงานสาย จะมีหักไหม… พนักงานที่ป่วยกระทันหัน อนุมัติให้ลารึเปล่า ลาเกินไหม ถ้าเกิน จะหักเงินยังไง … พนักงานที่เตะตะกร้อ แต่มาสแกนออก OT จะต้องไม่ได้ OT …

Software ที่มีประสิทธิภาพ จะรองรับไม่เฉพาะความยุ่งยากของงาน HR ข้างต้น แต่สามารถเอาข้อมูลที่ได้ ไปต่อยอด เพื่อออกเป็นค่าแรง … ถึงแม้ท่านผ่านความยุ่งยากมาแล้ว ท่านจะต้องเอาข้อมูลนั้นไปต่อยอด … คนที่เข้ากะ จะต้องได้ค่ากะ … คนที่ทำ OT ต้องได้ OT … คนทำงานข้ามวัน จะต้องคิดค่าแรงตามกะทำงาน … คนที่ไม่สาย ไม่ขาด ต้องได้เบี้ยขยัน … เดือนนี้ไม่ได้ เดือนหน้า เริ่มนับเบี้ยขยันใหม่ … พนักงานหลายคน มีค่าเที่ยว ค่าชิ้นงาน ก็จะต้องได้รับ … ความถูกต้อง แม่นยำของ Software HR จะต้องคัดกรองและต่อยอดจากการคำนวณตามระเบียบค่าแรง ของหน่วยงาน

เคยมีผู้ใช้งานสอบถามมาว่า การทำเงินเดือน Software ของคุณทำยังไง ผมตอบว่า Click เดียวครับ… เพราะระบบจะเอาข้อมูลที่กองไว้ก่อนหน้า มาจัดเรียงให้สวยงาม สร้างเป็นฐานข้อมูลใหม่ … เป็นฐานข้อมูลค่าแรง ในแต่ละเดือน … ที่ง่ายกว่านั้น ท่านไม่ต้อง Print สลิปคาร์บอน พนักงานสามารถดูเงินเดือนจาก Cloud ผ่าน Application ได้ทันที

เมื่อหลายปีก่อน ลูกค้าฝ่าย HR จะถามเจ้าหน้าที่ support สม่ำเสมอ โปรแกรมคุณคิดภาษียังไง … ทำไมตัวเลขออกมาแค่นี้ … ทีมงาน เลยสร้างเป็นสูตร และแสดงวิธีทำ (เหมือนวิชาคณิตศาสตร์) ให้เห็นที่มาของตัวเลข … ได้ผลครับ ผู้ใช้งาน HR ชอบมาก นอกจากนั้น ระบบสามารถคำนวณภาษีที่ บริษัทฯ ออกให้ ซึ่งเป็นการคำนวณที่ซับซ้อน แต่ออกมาถูกต้อง แม่นยำ … ที่สำคัญ ภาษีที่หักไว้ จะพอดีกับภาษีที่ต้องชำระทั้งปี ทำให้ไม่ต้องขอคืน และไม่โดนจ่ายเพิ่ม

แน่นอนครับ ในการโอนเงินเดือน ผ่านธนาคาร สามารถใช้งาน อินเตอร์เน็ต แบงค์กิ้ง ได้ทุกธนาคาร … นำส่ง ภงด.1 โดยโปรแกรม RDPrep ที่ทางกรมสรรพากร พัฒนาให้ใข้งานในวันที่ 6 ตุลาคม 64 ที่ผ่านมา และทำการ Upload ยื่นแบบ ได้ทันที … นำส่งประกันสังคม สามารถสร้าง file เพื่อ upload ใน website ประกันสังคม ได้ทันที

ในแต่ละเดือน มีการสร้างฐานข้อมูลไว้แล้ว สิ้นปี ระบบจะเอาฐานข้อมูลเหล่านั้น มาสรุป เพื่อให้ User นำไปยื่นแบบ … มีทั้ง ภงด.1ก. , 50 ทวิ , แบบร่าง ภงด.91

ผู้ใช้งาน จะชอบฟังค์ชั่นนี้มาก ระบบสามารถออกรายงานกองทุนทดแทน … ทำไมถึงชอบ เพราะ การคำนวณ กองทุนทดแทน ซับซ้อนมาก แต่ระบบสามารถแสดงผลได้ Click เดียว

พนักงานสามารถ Download Application เพื่อใช้งานระบบ ลาออนไลน์, สลิปเงินเดือน ออนไลน์, ตอกบัตร ออนไลน์, อนุมัติ OT ออนไลน์, อนุมัติ กะ ออนไลน์

สนใจติดต่อ

Mobile : 061-1462644

Line id : @cbssoftware

Tel : 02-424-4242